Erste Schritte in 9to5.cloud!
- Nenad Latinovic
- 21. Mai 2024
- 2 Min. Lesezeit
9to5.cloud ist der EINFACHE Weg in eine DIGITALE Zeiterfassung. Wir haben uns auf die Grundlegenden Funktionalitäten fokussiert, um dieses Ziel zu erreichen. Damit Sie sich voll und ganz auf Ihr Geschäft konzentrieren können.
Folgende erste Schritte sind dafür nötig:
1. Benutzer anlegen
Erstellen Sie Benutzer für Ihre Mitarbeiter, um diesen Zugriff auf 9to5.cloud zu geben. Sobald Sie diese auf ein Projekt zuweisen, können diese über den Browser am PC/Tablet oder mit der Smartphone App Arbeitszeiten buchen.
Sind Benutzer angelegt, können dieses Kenntnisse und Sprachen zugeordnet werden, die später bei der Auswahl für ein Projekt helfen können.
Beispiel: Für das neue Projekt benötige ich einen Mitarbeiter mit englisch Kenntnissen und Führerschein D1
2. Kunden hinzufügen
Legen Sie Ihre Kunden an, um ihnen erste Projekte zuzuweisen. Später werden Sie je Kunde Ihre erfassten Zeiten auswerten können.
3. Projekt erstellen
Erstellen Sie Ihr erstes Projekt und weisen Sie diesem Benutzer zu.
Mit einem klick auf "Hinzufügen" können Sie ein Projekt in 4 einfachen Schritten anlegen.
Step1 - Projektdetails Grundlegende Daten hinzufügen
Projektnummer und Projektangebot sind optionale Felder, es ist Ihnen überlassen ob Sie dies ausfüllen möchten.
Projektname, Kunde und die Kurzbeschreibung müssen ausgefüllt werden. An dieser Stelle kann ein neuer Kunde angelegt werden, falls dieser noch nicht angelegt wurde.
Step2 - Zeit und Budget
Zeitraum und Budget festlegen
In diesem Schritt können Sie den Zeitraum und das Budgets in Tagen vergeben, welches Sie planen und überwachen möchten.
Projektstart muss ausgefüllt werden, Projektende nur, falls ein Datum bekannt ist und von Ihnen überwacht werden möchte. Ist dies nicht der Fall ist, können Sie mit "Kein Ende bekannt" weiter machen. Ist jedoch ein Projektende bekannt, wählen Sie dieses gerne aus.
Sind Projektstart sowie Projektende eingegeben, kann mit Calculate Budget eine Hilfestellung bei der Ermittlung der Arbeitstage aktiviert werden. Der Zeitraum ergibt sich aus den Arbeitstagen je Woche (5-, 6- oder 7- Tage Woche).
Geplante Personen multipliziert dies auf den benötigten Zeitraum was die Summe des Projekt-Budget ergibt.
ACHTUNG: Calculate Budget berücksichtigt keine Feiertage und dient rein als Orientierungshilfe.
In Geschätzte Arbeitstage wird nun angezeigt, wieviele Tage Ihr gesamtes Team in Summe für dieses Projekt zur Verfügung hat. Hier können Sie den Wert der Orientierungshilfe überschreiben und korrigieren.
INFO: Ein Arbeitstag entspricht beispielsweise 8 Stunden. Sollte ein Arbeitstag vertraglich einem anderen Stundenwert entsprechen, können Sie dies unter 9to5.cloud -> Einstellungen für Ihre Firma und alle Mitarbeiter anpassen.
9to5 gibt Ihnen Ihre aktuelle Einstellung in dieser Info-Box wieder.
Step3 - Know-how und Team
Definieren Sie benötigte Kenntnisse und wählen Sie ihr Projekt-Team aus
Ziel dieses Steps ist es Teammitglieder auf das neue Projekt hinzuzufügen. Je nach Größe Ihres Unternehmens und Ihrer Projekte kann es hilfreich sein
ACHTUNG: Das System kann hier nur Benutzer vorschlagen, die bereits Kenntnisse oder Sprachen besitzen. (Siehe 1. Benutzer anlegen)
Step3 - Zuordnen und Abschließen
Ordnen Sie jedem Team-Mitglied ein Budget in Tagen zu und starten Sie das Projekt
Dieses Budget in Tagen kann später geändert werden. So können Sie je Mitarbeiter den Überblick über die geplanten Budget verwalten.
Es kann los gehen!
Das erste Projekt ist erstellt, alle Teammitglieder zugeordnet. Zettelwirtschaft hat ausgedient! :)
